登録支援機関が行う定期届出は、令和8年4月1日以降、年に1回（翌年度4月1日〜5月31日）に出入国在留管理庁へ提出する義務があります。届出の種類・対象期間・記載内容を正確に把握しておくことが、登録支援機関としての適正な運営に直結します。
登録支援機関の定期届出 要点まとめ
- 定期届出の正式名称は「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」（受入れ・活動状況と支援実施状況が統合された届出）。令和8年4月1日から年1回・翌年度4月1日〜5月31日に提出する（令和8年3月31日以前は四半期ごとに1回）
- 届出義務者は特定技能所属機関（受入れ企業）。登録支援機関へ支援を全部委託している場合、登録支援機関が支援実施状況を所属機関へ提供し、所属機関が取りまとめて提出する
- 記載内容は、支援対象者ごとの義務的支援実施状況・定期面談記録・相談対応の概要が中心
- 電子届出を活用すると実務効率化につながり、受入れ企業の申請書類省略要件とも関連する
1. 定期届出の法的根拠と届出義務者の確認
[挿し絵]
登録支援機関に関連する定期届出は、出入国管理及び難民認定法（入管法）第19条の30に基づく義務です。同条は、登録支援機関が1号特定技能外国人に対する支援の実施状況について、定期的に地方出入国在留管理局へ届け出なければならないことを定めています。
届出義務者と提出の仕組み
制度改正後、定期届出は「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」として一本化されています。届出義務者は特定技能所属機関（受入れ企業）です。支援を登録支援機関へ全部委託している場合、登録支援機関が独立して別途届出を行うのではなく、登録支援機関が支援実施状況に関する情報を所属機関へ提供し、所属機関が取りまとめて提出します。入管庁の定期届出作成要領でも、このことが明確に説明されています。関連する内容は「特定技能1号の要件とは？取得条件・技能試験・企業側の義務をわかりやすく解説」でも解説しています。
出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領」では、特定技能所属機関について、受入れ後の定期・随時の届出義務が明記されています。届出は「地方出入国在留管理局に定期又は随時の届出を行わなければならない」とされています。
2. 定期届出の種類・対象期間・提出期限
[挿し絵]
制度改正後の定期届出の正式名称は「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」です。従来は「受入れ・活動状況に係る届出」と「支援実施状況に係る届出」が別々に存在していましたが、現在はこれらが統合されて1つの届出となっています。令和8年4月1日以降は年に1回の提出となりました。対象期間は4月1日から翌年3月31日までの1年間で、翌年度の4月1日から5月31日までに提出します。
届出頻度の変更と届出統合について
令和8年3月31日以前は四半期（3か月）ごとに1回の提出が義務付けられており、「受入れ・活動状況に係る届出」と「支援実施状況に係る届出」はそれぞれ別々に提出する形でした。令和8年4月1日以降はこれらが統合・年1回に変更されています。出入国在留管理庁の公式案内（定期届出作成要領）に基づく変更であり、実務上の届出スケジュールおよび様式を見直す必要があります。
| 届出区分 | 対象期間 | 提出期限 | 適用時期 |
|---|---|---|---|
| 年次届出（令和8年4月1日以降） | 4月1日〜翌年3月31日 | 翌年度4月1日〜5月31日 | 令和8年4月1日〜 |
| 第1四半期分（令和8年3月31日以前） | 1月1日〜3月31日 | 4月14日まで | 〜令和8年3月31日 |
| 第2四半期分（令和8年3月31日以前） | 4月1日〜6月30日 | 7月14日まで | 〜令和8年3月31日 |
| 第3四半期分（令和8年3月31日以前） | 7月1日〜9月30日 | 10月14日まで | 〜令和8年3月31日 |
| 第4四半期分（令和8年3月31日以前） | 10月1日〜12月31日 | 翌年1月14日まで | 〜令和8年3月31日 |
提出期限の考え方と実務上の注意点
令和8年4月1日以降の対象期間は4月1日〜翌年3月31日の1年間であり、提出期限はその翌年度の4月1日〜5月31日です。例えば、2026年4月1日〜2027年3月31日の受入れ・活動・支援実施状況については、2027年4月1日〜5月31日に提出します。期限を過ぎると届出義務の違反となり、登録支援機関の登録要件に影響する可能性があります。当該対象期間中に支援委託契約を締結している1号特定技能外国人がいない場合（支援実績がない期間）の届出要否については、管轄の出入国在留管理局に事前確認しておくことが実務上の安全策です。
3. 「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」の記載内容
届出書には、支援対象の1号特定技能外国人ごとに、当該対象期間中の受入れ状況・活動状況・支援実施状況を記載します。出入国在留管理庁が定める届出様式（参考様式）に従って作成します。登録支援機関へ全部委託している場合は、登録支援機関が支援実施状況に関する情報を所属機関へ提供し、所属機関が取りまとめて一括提出します。
届出書に記載する主な項目
- 特定技能所属機関の基本情報：名称・所在地・担当者名
- 支援対象者の基本情報：氏名・国籍・在留カード番号・在留期限・受入れ企業名
- 支援委託契約の状況：契約締結日・委託されている支援の範囲（全部委託か一部委託か）・登録支援機関の登録番号・名称
- 義務的支援の実施状況：10項目の義務的支援のうち、当該対象期間に実施したものの内容と実施日
- 定期面談の実施状況：本人・直属上司等との面談日・確認内容・対応事項
- 相談・苦情の対応状況：受け付けた相談・苦情の有無と、対応した内容の概要
- 特記事項：支援上の課題、本人の就労・生活状況に関する変化など
義務的支援10項目との連動
届出書の「支援実施状況」欄は、支援計画に定めた義務的支援10項目（事前ガイダンス・送迎・住居確保・生活オリエンテーション・日本語学習機会の確保・相談対応・日本人との交流促進・転職支援・定期面談・行政手続きの情報提供）に対応しています。各支援を実施した都度、記録を残しておくことが届出書作成の前提となります。支援記録の管理と届出書の作成は、切り離して考えることができません。
支援計画の内容と届出の関係については、特定技能1号の支援計画の内容と実施記録の整備方法も参考にしてください。
4. 定期面談が届出内容に与える影響
定期届出の記載内容の中でも、定期面談の実施状況は審査上の重要項目です。義務的支援の第9項目として、支援責任者または支援担当者が3か月に1回以上、本人および直属上司等と面談することが義務付けられています。
面談が未実施のまま届出書を提出した場合、支援計画の適正な実施が確保されていないと判断される可能性があります。面談の実施日・参加者・確認した内容・対応事項を面談記録として残し、届出書に反映させることが必要です。
面談記録の管理と届出書作成の実務
令和8年4月1日以降、定期届出は年1回となりましたが、面談自体は引き続き3か月に1回以上の実施が義務付けられています。年間を通じた面談記録・支援記録を適切に保管・整理しておく運用が、届出書のスムーズな作成につながります。支援の記録と届出書の内容に乖離が生じると、更新審査や随時届出の際に追加確認が求められるリスクがあります。
5. 電子届出の活用と申請書類省略との関係
定期届出は、出入国在留管理庁の電子届出システムを通じてオンラインで提出することができます。電子届出の活用は、実務上の効率化だけでなく、受入れ企業側の在留申請における書類省略要件とも関連します。
出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領」によると、受入れ企業が在留諸申請をオンライン申請で行い、各種届出を電子届出で行っていることが、一定の適格性書類の提出省略要件のひとつとなっています。登録支援機関が電子届出を行う体制を整えることは、委託先である受入れ企業の申請手続きの合理化にもつながります。
電子届出の利用にあたっての注意
電子届出システムの利用には、事前の利用者登録が必要です。出入国在留管理庁の案内では、登録完了までに一定の期間を要するため、提出期限の3か月前には利用者登録の申請を行うよう推奨されています。登録支援機関として新たに電子届出を開始する場合は、最初の提出期限から逆算して余裕を持って手続きしてください。
6. 随時届出との区別と主な提出事由
定期届出とは別に、一定の事実が発生した場合には随時届出が必要です。登録支援機関が提出する随時届出の主な事由は以下のとおりです。
| 届出事由 | 届出期限の目安 |
|---|---|
| 支援委託契約の締結・変更・終了 | 事由発生から14日以内 |
| 支援の実施が困難になった場合 | 速やかに |
| 支援対象者が行方不明となった場合 | 速やかに |
| 支援対象者が法令違反を行った場合 | 速やかに |
定期届出と随時届出の混同に注意
随時届出は、事由が発生したタイミングで提出するものであり、年次の定期届出とは提出タイミングも様式も異なります。随時届出の事由が発生した際に定期届出へまとめて記載しようとするケースが実務上見受けられますが、随時届出の事由が発生した場合は速やかに別途提出することが必要です。
受入れ企業が変わる転籍のケースでは、登録支援機関にも届出対応が生じます。詳しくは特定技能外国人の転籍時における登録支援機関の届出と引き継ぎ確認を参照してください。
7. よくある質問（FAQ）
Q. 令和8年4月1日以降、定期届出は本当に年1回になりましたか？
A. はい。出入国在留管理庁の公式案内（定期届出作成要領）に基づき、令和8年4月1日から定期届出は年1回となっています。対象期間は4月1日から翌年3月31日までの1年間で、翌年度の4月1日〜5月31日に提出します。例えば、2026年4月1日〜2027年3月31日分は、2027年4月1日〜5月31日が提出期間です。なお、令和8年3月31日以前に発生した四半期分の届出については、従来のルールが適用されます。
Q. 支援対象者がいない年も定期届出は必要ですか？
A. 当該対象期間中に支援委託契約を締結している1号特定技能外国人がいない場合の届出要否については、管轄の出入国在留管理局に事前確認することを推奨します。支援対象者がゼロの期間であっても届出書の提出を求められる場合があるため、事前確認が確実です。
Q. 届出書の様式はどこで入手できますか？
A. 出入国在留管理庁の公式ホームページに様式・記載例・提出書類一覧が掲載されています。様式は改定されることがあるため、提出の都度、最新版を確認してください。電子届出システムを利用する場合は、システム上の入力フォームに従って作成します。
Q. 定期届出の内容が審査に影響することはありますか？
A. 定期届出の内容は、支援計画の適正な実施状況を示す記録として蓄積されます。届出内容の不備や提出漏れは、登録支援機関としての信頼性評価に影響する可能性があります。また、受入れ企業の在留期間更新申請の審査においても、支援実施状況は確認事項のひとつです。
Q. 登録支援機関は所属機関とは別に独立して届出を提出しますか？
A. 制度改正後は、登録支援機関が独立して定期届出を単独提出する形ではなくなっています。現行制度では「受入れ・活動状況に係る届出」と「支援実施状況に係る届出」が統合され、「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」として特定技能所属機関（受入れ企業）が提出します。支援を登録支援機関へ全部委託している場合、登録支援機関は支援実施状況に関する情報を所属機関へ提供し、所属機関が取りまとめて提出します。入管庁の定期届出作成要領に明記されているとおりです。
Q. 技能実習から特定技能へ移行した外国人の支援を受託した場合、最初の届出はいつになりますか？
A. 令和8年4月1日以降は年1回の届出となるため、支援委託契約を締結した日が属する年度（4月1日〜翌年3月31日）を対象期間として、翌年度の4月1日〜5月31日までに最初の届出を行います。技能実習から特定技能への移行については、技能実習2号から特定技能1号への移行手続きと準備事項も参照してください。
まとめ
- 定期届出の正式名称は「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出」（従来の2種類の届出が統合）。令和8年4月1日以降は年1回・対象期間（4月1日〜翌年3月31日）の翌年度4月1日〜5月31日に提出する（根拠法令：入管法第19条の30）
- 届出義務者は特定技能所属機関（受入れ企業）。登録支援機関へ全部委託している場合、登録支援機関が支援実施状況を所属機関へ提供し、所属機関が取りまとめて提出する
- 届出書の記載内容は、義務的支援10項目の実施状況・定期面談の記録・相談対応の概要が中心となる
- 定期届出が年1回になっても、定期面談（3か月に1回以上）の義務は変わらないため、年間を通じた支援記録の整備が引き続き必要
- 随時届出は年次の定期届出とは別に、事由発生の都度、速やかに提出する必要がある
- 電子届出の活用は実務効率化につながり、受入れ企業の申請書類省略要件にも関連する